從打卡出勤、專案工程管理、業主報價單、設計與工程承攬合約、電子簽核、發包採購，到財務利潤分析——網智數位為台南冬森空間設計打造一套真正貼合設計公司現場的整合系統。
一、一封來自台南的信任
在室內設計這個行業，「導系統」向來是一件讓老闆猶豫再三的事。
不是不想導，而是市面上的套裝 ERP 幾乎都是為製造業、貿易業設計的。設計公司真正每天在跑的事情——多版本報價、追加減帳、發包點工、師傅計酬、業主分期請款、工地進度——套裝軟體裡通通沒有；有的欄位又用不到一半。結果往往是花了錢，最後還是回頭用 Excel 跟 LINE 群組。
因此，當台南冬森空間設計決定把整間公司的流程交給網智數位重新盤整、全面客製化導入時，對我們而言不只是接下一個案子，而是一份對「產業理解」的信任。
網智數位在此要向冬森空間設計的經營團隊致上最深的感謝。這篇文章，我們把這次導入的完整範圍與思考邏輯記錄下來，也希望能幫助同樣在評估數位轉型的室內設計、裝修工程同業，少走一些冤枉路。
二、為什麼室內設計公司特別難「上系統」？
在正式進入導入內容之前，先講清楚我們這 15 年在 100+ 家中小企業（其中大量是室內設計與裝修工程公司）反覆看到的六個痛點：
1. 報價單改到懷疑人生 業主一句「這個材質換一下」、「這區先不做」，報價單就要整份重算。Excel 版本一多，A 版、B 版、B-2 版、最終版、最終真的版……最後連自己都搞不清楚簽出去的是哪一份。
2. 合約靠複製貼上，條款漏了才發現 設計合約、工程承攬合約每次都是拿舊檔另存新檔，改業主名字、改金額、改工期。改漏一個地方，糾紛就從這裡開始。
3. 簽核靠追人，老闆變成人肉瓶頸 報價要老闆看過、發包金額要老闆核准，但老闆在工地、在跑業務。單子壓在桌上三天，工班就停三天。
4. 出勤與薪資，永遠對不起來 設計師是月薪、繪圖是時薪、工地師傅是點工計酬，還有請假、加班、代打卡。到了月底，人事會計就得把 LINE 訊息、紙本簽到表、工地日報全部攤開來對。
5. 發包採購沒有留下軌跡 這批板材誰叫的？哪個案子用的？廠商報價比過幾家？追加的部分有沒有請款？多數時候答案存在某個人的腦袋裡，那個人離職，資料就消失了。
6. 案子做完才知道賺不賺 這是最致命的一點。設計公司的毛利是「一刀一刀被切掉的」——追加沒收到錢、發包超支、師傅工時超估、材料漲價。等到結案後三個月會計把帳結出來，才發現這個案子白做，早就來不及了。
這些問題的共同點是：它們不是「軟體功能不足」，而是「流程沒有被串起來」。
三、客製化的底氣，來自 15 年的產業經驗
網智數位有限公司成立至今累積超過 25 年的企業系統開發經驗，其中投入室內設計與裝修工程產業已達 15 年，服務過的設計公司遍及台北、新北、台中、雲林、台南等地。
我們的技術主軸是 .NET / C#、SQL Server、WPF 與雲端架構，但真正讓客戶選擇我們的，通常不是技術規格表，而是這一句話：
「你們講的東西，跟我們公司裡面發生的事情一模一樣。」
因為我們的創辦團隊同時具備會計專業背景與軟體工程能力。看報價單時，我們看的不只是欄位，是這張單子最後會怎麼變成應收帳款、怎麼影響專案毛利；看發包單時，我們看的是這筆成本會落在哪個科目、什麼時候該請款。
客製化不是「你說什麼我就寫什麼」，而是「我知道這個行業該長什麼樣子，再依你們公司的做法微調」。 這是 15 年產業 Know-how 的價值，也是這次冬森導入案能夠一次到位的原因。
四、冬森空間設計的導入範圍：八大模組，一套整合
這次為冬森空間設計規劃的，是一套全流程整合的客製化 ERP，涵蓋人事、業務、工程、採購到財務的完整鏈路。以下逐一說明每個模組解決了什麼。
4-1｜企業打卡與出缺勤管理
- 支援公司內部打卡與行動裝置定位打卡，設計師跑工地也能正常記錄
- 請假、加班、補打卡線上申請，主管直接於系統核准
- 出勤資料自動彙整成月報表，不再需要人工謄打
- 價值：月底人事作業時間大幅壓縮，出勤爭議有據可查
4-2｜薪資管理
- 支援月薪、時薪、點工計酬等多種計薪模式並存
- 出勤資料直接帶入薪資計算，勞健保、勞退級距自動套用
- 薪資條產出與發放紀錄留存
- 價值：出勤與薪資一條龍，避免兩套系統對帳的人為錯誤
4-3｜專案工程管理
- 以「案件」為核心，串起報價、合約、發包、採購、請款、成本
- 工程進度、施工日誌、驗收節點集中管理
- 每個案子的所有文件與金流，都掛在同一個專案編號底下
- 價值：任何一個案子，隨時可以回答「現在做到哪、花了多少、還剩多少」
4-4｜業主報價單快速產生
這是設計公司最有感的模組。
- 建立公司專屬的工項與單價資料庫（木作、水電、油漆、系統櫃、泥作、拆除⋯⋯）
- 選取工項即自動帶出單價與計算式，快速組出完整報價單
- 多版本報價管理：A 版、B 版並存比較，業主決定哪一版，就以哪一版轉入合約
- 追加減項目獨立管理，隨時看得到原始合約金額與追加後金額
- 價值：原本要花半天做的報價單，縮短到以分鐘計；而且每一版都留下紀錄
4-5｜設計合約與工程承攬合約自動產出
- 內建設計委任契約、工程承攬契約範本，套用公司標準條款
- 業主資料、工程地址、金額、分期付款條件由報價單直接帶入，不需重打
- 合約版本與用印紀錄留存
- 價值：杜絕「複製舊檔改漏金額」的風險，合約品質標準化
4-6｜報價與簽核電子化（電子簽核流程）
- 報價單、發包單、請款單依金額大小自動走不同的簽核層級
- 主管以手機即可完成審核，不必回辦公室
- 每一次核准、退回、修改都有時間戳記與紀錄
- 價值：老闆不再是流程瓶頸，案件推進速度直接拉升
4-7｜發包與採購管理
- 工班發包單、材料採購單線上開立，直接對應到指定專案
- 廠商資料庫、比價紀錄、發包金額與付款條件一目了然
- 採購成本即時累計到專案成本，不必等會計月結
- 價值：每一筆支出都掛在案子上，成本失控在發生當下就看得見
4-8｜財務與專案利潤分析
- 專案損益即時試算：合約收入 vs. 發包成本 vs. 材料成本 vs. 人工成本
- 毛利率、達成率、應收未收一頁掌握
- 可依設計師、案件類型、期間進行多維度分析
- 價值：從「事後結帳」變成「事中管控」，這是設計公司體質改善的關鍵一步
五、網智數位的導入方法：不是賣軟體，是陪你走完
很多數位轉型失敗的原因，不在系統，在導入。我們的做法分四個階段：
第一階段：流程訪談與現況盤點 到客戶端實地訪談老闆、設計師、工務、會計，把現有的紙本單據、Excel 檔案、LINE 溝通方式全部攤開來看。我們要先看懂你們公司「實際上」怎麼運作，而不是「應該」怎麼運作。
第二階段：流程重整與系統規劃 不是把亂的流程原封不動搬上電腦。該合併的合併、該補的控管補上，再轉化為系統規格書，與客戶逐項確認。
第三階段：客製化開發與資料移轉 依確認後的規格開發，同步把既有的客戶資料、工項單價、廠商名單、在途案件匯入系統，讓上線第一天就能直接用。
第四階段：教育訓練、上線陪跑與一年保固 分角色進行操作訓練，上線初期密集陪跑，即時處理現場狀況。系統上線後提供一年保固期，確保系統穩定運作。
六、導入客製化 ERP，室內設計公司實際會拿回什麼？
| 面向 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 報價作業 | Excel 手工計算，改版重算 | 工項庫套用，多版本並行管理 |
| 合約產出 | 舊檔另存新改，易漏易錯 | 報價資料自動帶入，條款標準化 |
| 簽核流程 | 追人簽名，單據壓件 | 線上分層簽核，行動裝置即可核准 |
| 出勤薪資 | 紙本＋通訊軟體，月底人工彙整 | 打卡資料直通薪資計算 |
| 發包採購 | 分散在各人手上 | 全數掛專案，成本即時累計 |
| 專案毛利 | 結案後數月才知道 | 隨時可查，事中即可介入 |
| 資料傳承 | 存在資深員工腦袋裡 | 沉澱為公司資產 |
最重要的一件事：公司的營運知識，從「屬於某個人」變成「屬於這家公司」。
七、常見問題 FAQ
Q1：我們公司只有 10 幾個人，有必要導 ERP 嗎？ 規模小反而更需要。人少代表一個人兼多角，一旦離職或請假，作業就斷掉。系統的意義在於把流程固定下來，讓公司不依賴特定個人。網智服務的客戶中，10～50 人的設計公司佔了相當比例。
Q2：套裝軟體便宜很多，為什麼要客製化？ 如果貴公司的流程能完全配合套裝軟體，套裝當然划算。但室內設計的多版本報價、追加減、點工計酬、發包對應專案這幾件事，套裝軟體多半處理不了。花錢買一套用不上的系統，才是最貴的選擇。
Q3：導入要多久？員工學不會怎麼辦？ 一般全流程客製化導入約需數個月，視模組範圍而定。我們採分階段上線，先讓最有感的模組（通常是報價與專案管理）先跑起來。教育訓練依角色分開進行，設計師只學設計師要用的部分。
Q4：舊有的報價資料、客戶資料可以帶進去嗎？ 可以。資料移轉是導入標準流程的一部分，包含客戶名單、工項單價庫、廠商資料與在途案件。
Q5：系統上線後沒人維護怎麼辦？ 系統上線後提供一年保固，保固期後可續簽年度軟體維護合約，包含系統維運、問題排除與功能調整支援。
Q6：可以只導其中幾個模組嗎？ 可以。多數客戶是從「報價單＋專案管理」開始，穩定後再擴充到發包採購、出勤薪資與財務分析。
八、關於政府數位轉型補助
目前經濟部商業發展署針對商業服務業推動數位轉型相關補助方案，其中「單店導入」個案補助針對訂閱「商業服務業智慧轉型專區」上架方案的業者，提供方案費用一定比例的補助（有金額上限與名額限制，且需符合資格與訂閱期間規定）。
網智數位目前同步規劃訂閱制的室內設計雲端管理系統，適合希望以較低起始成本導入的設計公司。若您想了解自身條件是否符合補助資格、或想評估訂閱制與客製化買斷方案的差異，歡迎與我們聯繫討論。
補助方案之受理期間、金額與資格條件依主管機關最新公告為準，建議申請前先行查證。
九、結語
再次感謝台南冬森空間設計選擇網智數位，願意投入時間與我們一起把整間公司的流程重新梳理一遍。數位轉型從來不是買一套軟體就結束，而是一家公司決定要用更清楚的方式經營下去。
網智數位有限公司，累積 25 年以上企業系統開發經驗、15 年室內設計產業深耕，服務超過 100 家中小企業客戶。我們熟悉的不只是程式，還有這個行業每天真實發生的事。
如果您的設計公司正面臨報價效率、工程管理或專案毛利掌握的困擾，歡迎與我們聊聊。第一次諮詢，我們不談軟體規格，只談您公司現在遇到什麼問題。
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