律師事務所請款還在對 Excel？一套從工時到請款單的客製化系統實戰

律師事務所工時與請款管理系統（畫面皆為虛構示範資料）

每到月底的最後一個禮拜，某間事務所的財務同仁桌上會同時開著三樣東西：律師們各自填好的工時 Excel、上個月的請款單 Word 檔，還有一台計算機。

工時要一筆一筆抄進請款單，時數乘上每位律師的費率，扣掉折扣、加回代墊款，再算 10% 扣繳。算完之後，合夥律師看了說「這筆兩小時改成一個半」，於是整張再重算一次。中文客戶一份、英文客戶一份。

這不是誇張的想像，而是我們今年接觸一家法律事務所時，對方描述的日常。這篇文章分享我們怎麼替這家事務所規劃律師工時與請款管理系統，也整理了律師事務所在評估管理系統時，最容易被忽略的幾個細節。

先說明：這個案子簽有保密條款，因此文中不會出現事務所名稱、客戶或任何真實案件資料，以下以「L 事務所」稱呼；所有系統畫面都是我們另外建立的示範資料。

一、L 事務所是什麼樣的事務所？

L 事務所位於北部，是一家中型事務所，業務以跨境商務與訴訟為主，客戶中英文都有。他們在找我們之前，已經看過市面上的法律事務所套裝系統，功能確實很完整，但試用之後的結論是一句話：

「我們的請款單長得不一樣。」

所以我們第一次拜訪時，沒有先拿功能清單出來，而是請對方提供過去的請款單格式與工時表範本。我們花了幾天，把這些文件拆解成 8 條計費規則，例如折扣只作用在服務費、代墊款不打折、扣繳金額算到元後無條件捨去。這 8 條規則，後來成了整套系統的地基。

二、律師事務所的帳，到底難在哪裡？

外行人會以為「工時 × 費率」就是請款金額。實際做下去才知道，律師事務所的帳務至少有六個坑。

律師事務所帳務最常見的六個難點

1. 律師登打的時數，不等於最後請款的時數

律師填了 3 小時，合夥律師審閱後可能覺得只該收 2.5 小時，這很常見。問題在於：如果直接把 3 改成 2.5，下次就沒有人知道律師實際花了多少時間，事務所也失去了評估案件成本的依據。

我們的做法是把兩個數字分開存：「登打時數」由律師輸入，之後不可改動；「請款時數」由財務在請款作業時調整。兩者在畫面上並列，差多少一目了然。

律師依案件登打工時，登打時數與請款時數並列（示範資料）

請款作業：財務調整請款時數，右側即時算出折扣、代墊款、扣繳與合計（示範資料）

2. 費率會變，而且是「依期間」變

律師升等、年度調價、某個案件跟客戶談了特別費率，這些都會讓「同一位律師的時薪」在不同月份不一樣。如果一張請款單同時涵蓋三月和四月的工時，三月要用舊費率、四月用新費率。

系統裡每位律師有一條「標準費率歷程」，只要填生效日期，費率就延續到下一次調整；個別案件可以另設本案費率覆蓋。請款時依每一筆工時的日期自動套用，跨段時請款單會自動拆成兩列，已經開出去的請款單金額則完全不受後來的調價影響。

律師資料頁：標準費率依生效日分段，迄日自動接續；右下為參與案件與本案費率（示範資料）

3. 一場訴訟，好幾個案號

一審、二審、發回更審，每個審級在法院是不同案號，在事務所裡也各自有承辦律師、各自請款。但合夥人想知道的往往是：「這整場官司，我們到底投入了多少時間？」

所以我們讓每個審級都是獨立案件，再用「訴訟事件」把它們串起來，關係類型包括上訴、發回更審、再審、抗告、附帶民事與相關案件。請款各自開立，報表則可以在事件層級跨審級加總。

審級脈絡：一場訴訟的各審級獨立案號，事件層級跨審級彙總工時與請款（示範資料）

4. 扣繳、代墊款、預收款的小細節

10% 扣繳要算到元還是到角？折扣要不要連代墊的規費一起打？客戶先付的預收款，要怎麼沖抵這期請款？這些在 Excel 裡都靠人記得，換一位財務同仁就可能算出不同結果。系統化的價值，就是把這些規則固定下來，讓每一張請款單都用同一套算法。

收款與預收款：逾期提醒、扣繳憑單追蹤、預收款沖抵（示範資料）

5. 中英文請款單，還有「要不要揭露時薪」

跨境客戶要英文 Invoice，本地客戶要中文請款單；有些客戶希望看到每位律師的時薪，有些案件則只列總時數。L 事務所的請款單是三頁式：封面、服務明細、匯款資訊。我們的系統直接依原格式產出，中英文切換、是否顯示時薪，都是一個開關的事。

系統產出的法律服務費請款單封面，可切換中英文（示範資料）

6. 委任合約還沒簽回，工作就已經開始了

這點是在訪談中才被提出來的。實務上常常先開工、合約後補，時間一久就忘了追。因此我們在案件資料上加了「委任合約是否已簽署」與簽署日期，未簽署的案件會在案件列表與頁首明顯標示，也能一鍵篩選出所有待追簽的案件。

案件設定：狀態與性質由事務所自訂，案件列表標示未簽署的委任合約（示範資料）

三、我們的做法：先給一套能點的 DEMO，再談報價

很多事務所對系統開發的顧慮是：「簽了約、付了錢，做出來才發現不是我要的。」

所以在報價之前，我們先做了一份可以實際操作的提案簡報，裡面有 8 個 DEMO 畫面，全部使用虛構的事務所、客戶與案件資料：

資料只輸入一次：從客戶案件、工時、請款到收款報表的一條主線

1. 工時登錄：律師依案件登打工時與工作摘要，可依人員、月份彙總。
2. 案件設定：案件狀態、案件性質由事務所自訂選項，可停用；本案配合律師與本案費率。
3. 律師資料：人員主檔、職級、到職日、標準費率歷程與參與案件。
4. 審級脈絡：一場訴訟的各審級案件以時間軸呈現。
5. 請款作業：調整請款時數、折扣、代墊款，即時看到合計變化。
6. 請款單輸出：比照原有三頁式格式，中英文封面切換。
7. 收款與預收款：應收帳款追蹤與預收款沖抵。
8. 報表總覽：近半年請款與收款趨勢、律師工時統計。

報表總覽：近 6 個月請款與收款、律師工時統計（示範資料）

現場簡報時，合夥律師直接在畫面上改時數、看請款單金額跟著變。他們當場提出的兩個意見（案件要有可自訂的狀態與性質、審級之間要能串連），我們很快就更新進 DEMO 第二版。後續追加的需求，例如費率依期間分段、律師資料頁，也都是先在 DEMO 上做出來、確認之後才寫進規格。

這種做法的好處很實際：雙方討論的是同一個畫面，而不是各自想像中的系統。

四、客製化系統和套裝軟體，律師事務所該怎麼選？

我們不認為客製化一定比較好。以下是我們給事務所的判斷方式：

比較項目	市售套裝系統	客製化系統
導入速度	快，註冊即可使用	約需一季（需求、設計、開發、測試）
請款單格式	依系統範本，調整空間有限	完全比照事務所現有格式
計費規則	通用規則為主	可依事務所慣例逐條實作
費用結構	依人數按月或按年訂閱	一次性開發，之後依需要付維護費
資料存放	多為廠商雲端	可放所內主機或自選雲端
適合對象	流程標準、人數較多、希望馬上上線	請款格式特殊、計費規則複雜、重視資料自主

如果你的事務所流程很標準，套裝系統可能是更省事的選擇；但如果你也說過「我們的請款單長得不一樣」，那客製化值得認真評估。

五、給正在評估系統的事務所三個建議

第一，先拿出你的請款單，而不是功能清單。請款單是所有帳務規則最後的呈現，從它倒推回去，最不容易漏掉細節。

第二，先決定誰可以改數字，改了要留下什麼紀錄。律師、財務、合夥人各自能看什麼、改什麼，這比任何功能都重要。

第三，把保密寫進合約。事務所的系統裡全是客戶機密。我們在合約中訂有保密條款，提案與對外展示一律使用虛構資料，這也是你在這篇文章裡看不到任何客戶名稱的原因。

六、常見問題

律師事務所系統客製化開發大概要多久？

以工時、案件、請款、收款、報表這樣的精簡範圍來說，從需求確認到上線約 15 週左右，中間會先提供測試站讓事務所試用。

費用怎麼計算？

依模組報價，事務所可以依需求增減項目。我們習慣先做 DEMO、確認方向後再報價，讓你看得到東西再做決定。

系統可以裝在事務所內部的主機嗎？

可以。所內主機或雲端主機都能部署，依事務所對資料存放的要求決定。

原本 Excel 裡的工時與案件資料可以匯入嗎？

可以。我們會提供匯入範本，在上線前協助把既有資料轉入系統。

只有幾位律師的小型事務所也適合嗎？

適合。規模小反而更容易把流程一次整理清楚，模組也可以只挑最需要的先做。

關於作者

黃偉倫 Allen｜網智數位 NetQNA
長期專注於台灣中小企業的客製化 ERP、進銷存與系統開發，習慣走進客戶現場，把隱性知識變成真正被用起來的系統。

你也在評估客製化軟體開發嗎？

如果這篇文章裡有哪一段讓你想到自己公司的某個流程，歡迎跟我們聊聊。

我們的第一次對話不會問你「需求是什麼」，會問你「你們現在怎麼做」。

免費的第一次流程健檢：把你現在正在用的 Excel 給我們看，我們回你一份「這幾件事其實可以自動化」的初步分析。

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