「我要知道這個東西現在在哪裡，預計多久會好」——一家不銹鋼工廠的真實問題

早上九點，工地打電話進來

「我那批格柵，什麼時候會到？」

採購先翻 Excel，上面沒寫。打給下料的外包廠，說已經出貨了。再打給烤漆廠，說還在排。最後打給自己工廠的師傅，師傅說前天就回來了，在旁邊那一疊。

半小時後回電：「大概下禮拜吧。」

這半小時不是最貴的。最貴的是那句「大概」。

因為你沒辦法給對方一個確定的日期，只好把交期抓寬一點。交期抓寬，報價就沒那麼有競爭力。長期下來，這是實實在在的虧損。

這是誰的日常

金尚品不銹鋼金屬有限公司，在台中做不銹鋼門窗、欄杆、包板。公司裡所有的採購、比價、下料、發包、烤漆庫存，都靠 Excel。

他們來找我們的時候，沒有帶需求書，只講了一句話：

「我們有比較多委外製令，中間來回的流程需要管控。要知道現在這個東西在哪裡，預計多久會好。」

一句話。但這句話背後，是五個很具體的問題。

為什麼這一行特別容易亂

一片不銹鋼板從接到訂單到裝上工地，要跑九站：

下料 → 外包廠加工 → 回廠 → 裁切 → 折料 → 加工 → 送烤漆 → 回廠包裝 → 送到工地

九站裡面，有一半不在自己廠內。要靠二十幾家外包廠和三家漆廠配合。

每交接一次，資訊就有機會斷一次。而且斷掉的時候不會有人通知你，得自己發現。

他們遇到的五個問題

我們沒有拿問卷去問他們「需要什麼功能」。

我們請他們把現在正在用的 Excel 原封不動給我們——四份檔案、三千多筆資料，一張工作表一張工作表看完。問題是這樣浮出來的。

問題一：問一批貨在哪，要問三個人

就是開頭那通電話。

進度只存在三個地方：廠商的 Line 訊息、採購的記憶、Excel 上某一格昨天忘了改的字。

這三個地方都不會自己更新。

問題二：一個案子改到第十次，資料散在十個檔案

我們在他們的歷史檔案裡看到，光是一棟大樓的標準層，八個月內就追加了十張採購單。門窗那個案子也追加了五次。

他們的做法是在第一張單的上面手寫加註後面的單號，一張串一張。

這代表在這一行，採購單不是開一張就結案，是一條會一直長大的鏈。

所以要問「這個工程到現在總共買了多少、花了多少」，就得把十個檔案人工加起來。而且只有經手的那個人加得出來。

順帶一提

這也是很多套裝 ERP 在這種工廠裝不起來的原因——它們預設一張單開了就會結案。

問題三：同一批貨，四個地方有四個名字

• 設計師從圖上拆出來的編號，是 A01、B1-1-a
• 採購單上的編號，是 112-02-49
• 外包廠開來的出貨單，是他們自己的流水號
• 烤漆廠算錢，是算幾平方公尺

同一批貨，四套名字。中間的對照關係，在資深師傅的腦袋裡，和一張紙條上。

那位師傅請假的那天，對帳就會卡住。

問題四：顏色還沒簽認就叫料，一整批要重烤

烤漆的顏色要先做樣品給業主簽認，簽了才能叫漆。

這道關卡沒有系統在管，靠人記得。記錯一次，一整批重烤，錢跟工期一起賠進去。

還有一件事：粉體漆放一年、液體漆放兩年就過期。過期的漆是直接丟掉的錢，但沒有人在提醒。

問題五：案子做完，才知道賺多少

材料、加工、烤漆、運費、工資，分散在不同的表裡。

要等案子結束、單據收齊，才算得出這個案子賺不賺。

問題不是算不出來，是算出來的時候已經來不及了。該在追加第三次的時候就發現的毛利流失，要等半年後才浮上來。

還有一件很可惜的事。

金尚品的比價做得比一般公司細——同一批料問三家、單價和複價分開列、算出差價，連模具費都拉進來一起算總成本。這是真功夫。

但比完之後，那張表就變成一個獨立的 Excel 檔沉下去。下次要問「上次同樣的板子，這三家各報多少」，只能靠人記得。

公司最值錢的採購經驗，每一次都從零開始。

這五件事，沒有一件是「員工不夠認真」造成的

剛好相反。

他們的 Excel 拆開來看，邏輯清楚得驚人，四年前跟四年後的格式幾乎一樣——代表這套做法在公司裡已經跑順很多年了。

問題只有一個：這些流程之間，沒有一條線把資料接起來。每一次交接都要靠人搬，靠人搬就會掉。

我們做了什麼

一、先把他們的 Excel 看完，才談系統

一般的流程是：安排一場會議、帶一份問卷、問完回去報價。

我們沒有。我們把他們現在在用的檔案一張一張看完，然後寫成一份報告交回去。

那份報告裡沒有一句「我們可以做什麼」，全部都是「我們看到你們是這樣工作的，請確認我們有沒有理解錯」。

為什麼一定要這樣做？因為有些事情，用問的問不出來。

舉個例子。他們有一張「五金申購單」，看起來就是一張採購單。拆開才發現：

• 左半邊在比兩家廠商的報價
• 右半邊在記每一種門窗要用幾組哪些五金

一張表同時做了兩件事。因為下單的時候，這兩個資訊必須一起看。

如果只開一場會議，客戶不會這樣講。他只會說「我們有一張採購單」。

一句話

在製造業，「你懂我」比「你會做」更有說服力。

二、給他們可以點的畫面，不是簡報

報告確認之後，他們問：那系統做出來會長怎樣？

我們沒有做簡報。我們做了六個可以在瀏覽器打開、真的點得下去操作的畫面。

而且我們給自己一條規矩：

畫面上不能是先塞好的假資料。每一個按鈕按下去，數字要真的跟著動。

這條規矩讓工時變成三倍。

但當客戶在比價那頁按下「選這一家」，畫面自動跳到採購單、單價自動帶進去的那一刻——他不用聽我們解釋什麼叫系統整合。

他自己就懂了。然後他開始跟我們吵細節。

客戶開始吵細節，這個案子才算真的開始。

三、把每一件事寫清楚，才開始寫程式

「做一個進度追蹤看板」這句話，對驗收一點幫助也沒有。

要寫到：九個站分別怎麼算完成、由誰更新、逾期幾天跳警告、警告通知誰。

而且每一項後面都要寫清楚這次不做什麼。客戶提到但這次不做的，白紙黑字寫進去，附上理由。

這不是在防客戶，是為了讓雙方對「做完了」有同一個定義。

爭議在這個階段發生，改一行字就好。拖到驗收才發生，就是整個重做。

系統做好以後，他們的一天會變成什麼樣

這是我們跟客戶談的時候，花最多時間講清楚的一段。

因為系統的價值不在功能有幾個，在於明天上班會有什麼不一樣。

現在	系統上線之後
工地問「那批貨到哪了」，要打三通電話	打開畫面，看到卡在哪一站、預計哪天好、要追哪一家
逾期了要自己發現	逾期自動跳紅字，不用等人回報
改圖之後，要記得通知每一家相關廠商	系統自動通知，並記錄誰簽收了、拿到第幾版
一個案子追加十次，散在十個檔案	追加單自動掛回原案，累計數量和金額自己加總
比價完，那張表就沉到資料夾裡	誰報多少、最後選了誰、為什麼，隨時查得到
顏色沒簽認就叫料，靠人記得	沒簽認，系統擋著不讓你叫料
漆過期了才發現	到期前主動提醒
外包廠的出貨單對不上自家編號	兩邊互相查得到，對帳不用靠記憶
案子結束才知道賺多少	案子還在進行中，就看得到目前的成本和毛利

講白一點，這套系統要做的事只有一件：

把原本要靠人記得、靠人打電話、靠人搬資料的地方，一個一個換成系統自己會動。

有一件事我們特別堅持：他們做得好的地方，我們不動

那張左邊比價、右邊配發的表，我們沒有把它「改成正規的系統表單」。因為那是他們磨了很多年的做法，改掉只會讓大家覺得系統難用。

採購單的編號規則也照舊。改了格式，就跟過去幾年的資料失聯了。

CAD 一樣是生產的主檔。我們不碰設計師習慣的工具，只管圖發出去以後發生的事。

客戶的 Excel 不是落後，是長年調出來的做法。系統要做的是把它的痛點修掉，其他原樣保留。

一句誠實話

這個案子剛簽約，目前正在進行第一階段的訪談，系統還沒上線。

所以這篇文章不會出現「導入後效率提升 XX%」這種數字。我們會在訪談的時候先量四件事：

1. 回答一次「那批貨到哪了」平均要多久
2. 把一個工程的採購資料整理齊要多久
3. 每個月因為交期沒抓好而趕工幾次
4. 案子結束到算得出毛利，要隔多久

上線之後再量一次，中間的差就是效益。沒有量過的效益，都是話術。

你需不需要做系統？先對照這七題

不用急著找廠商。先自己看看：

1. 有人問「那批貨到哪了」，你要打三通以上的電話才答得出來。
2. 同一份資料，在三個以上的 Excel 裡各存了一份，而且你不確定哪一份是最新的。
3. 關鍵的算法只存在某位資深員工的腦袋裡，或他的私人 Excel 裡。
4. 同一個案子的採購單追加超過五次，你要靠檔名或表頭註記才串得起來。
5. 外包廠的交期靠 Line 訊息追蹤，訊息一多就翻不到了。
6. 月底結算，你算不出單一案件的真實成本。
7. 買過套裝 ERP，但最後大家還是回去用 Excel。

中兩題以上，值得評估。中四題以上，這些問題已經在吃你的獲利了。

第七題特別值得說。

套裝 ERP 在金屬加工、模具、板金這些行業裝不起來，通常不是軟體不好，而是這些行業做的是「專案型製造」，不是「量產型製造」——每個案子用的料都不一樣、每個工程都會追加、每片板的尺寸都是從圖上現拆的。

套裝系統假設你有標準品號、標準用料清單。而你沒有。

這時候的選擇不是將就，也不是放棄，是找一套能長在你既有做法上的系統。

常見問題

客製化開發跟買套裝 ERP，差在哪？

套裝 ERP 是「你去適應系統」，客製化是「系統來適應你」。

判斷方法很簡單：如果你的強項剛好就是套裝系統做不到的地方，那就該客製。專案型製造、非標準用料、大量委外加工、一直追加的採購方式——這些都是套裝系統的盲區，卻可能正是你比同業強的地方。

反過來說，如果你的作業高度標準化，套裝 ERP 通常更划算。

這樣一套系統大概要做多久？

以這個案子的規模——涵蓋採購、比價、用料清單、圖面版本、委外追蹤、烤漆庫存、成本分析——合理的期程是半年上下，而且應該分階段交。先交核心的部分讓大家實際上手，再交完整版並做教育訓練。

另外，開發啟動之前一定要留一段完全不寫程式的時間，用來訪談和確認規格。這一段不能省，省下來的會在後面用三倍還回去。

我們公司的 Excel 很亂，這樣還能做嗎？

「亂」通常是誤會。

我們遇到的絕大多數所謂很亂的 Excel，拆開之後都有清楚的邏輯——只是這套邏輯從來沒有被寫下來過，它活在使用者的手感裡。

真正的挑戰不是亂，是同一件事在不同的表裡有不同做法。這個只能靠訪談問清楚，而且要當場問「為什麼這裡不一樣」——背後通常都有真實的理由。

我們的外包廠商年紀都很大，不會用系統怎麼辦？

這是製造業導入最真實的問題，而且它會決定整套系統的架構。

有兩種完全不同的做法：

• 廠商自己回報：廠商登入系統更新進度，資料最即時，但推動成本高
• 內部代登：廠商照舊打電話或用 Line，由內部人員登錄，阻力低，但多一道工

沒有標準答案，但這件事必須在寫第一行程式之前就決定，因為兩種做法的資料結構和權限設計完全不同，做錯了要重來。

我們的建議是先做內部代登，把流程跑順、資料跑準，再挑幾家配合度高的廠商試著讓他們自己回報。

費用怎麼估？我怎麼知道報價合不合理？

合理的報價應該是一項一項堆出來的，不是一個總數。

你可以要求廠商提供三件事來檢驗：

1. 每個功能做什麼、不做什麼的清單
2. 人天單價與估算依據，包含後續要改東西的時候怎麼算
3. 分期付款對應到什麼具體交付物

如果對方只能給你一個總價、給不出拆解，那這個數字沒辦法檢驗，後面也很難談變更。

另外提醒兩件常被忽略的成本：主機要放哪裡（雲端年費或自己買機器）、第二年開始的維護費。這兩項要在簽約前講清楚。

系統做完，程式碼歸誰？

這是必須在合約裡白紙黑字寫清楚的事，實務上有三種做法：

• 程式著作權歸開發方，你取得永久使用的授權
• 你付清全款後，著作權整個移轉給你
• 著作權歸開發方，但約定託管——只有在開發方停業或做不下去時，你才可以為了維持系統運作去改它

三種都合理，價格也會不同。重點不是哪一種比較好，是不要含糊帶過。建議一併約定程式碼和技術文件什麼時候交、怎麼交。

我們是中小企業，會不會太早導入？

判斷標準不是公司大小，是「現在這些問題造成的損失，有沒有大過系統的成本」。

一家三十人的工廠，如果每天有兩個人各花兩小時在追進度、找檔案、對帳，一年就超過一千小時。這還沒算因為交期沒抓好產生的趕工費，以及客戶對你的信任折損。

規模小反而有優勢：流程還沒僵化，導入的阻力低很多。

他要的是一個聽得懂他在講什麼的人

這個案子到目前為止，最關鍵的事情不是寫程式。

是把「我要知道東西在哪」這句話，變成五個講得出來的問題，再變成一套雙方都同意的做法。

程式是後面的事。

一家做了很多年不銹鋼的公司，願意把採購、報價、廠商、成本這些東西攤開給你看——他要的不只是一套會動的軟體。

你也有類似的狀況嗎？

如果這篇文章裡有哪一段讓你想到自己公司的某個週一早上，歡迎跟我們聊聊。

我們的第一次對話不會問你「需求是什麼」，會問你「你們現在怎麼做」。

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• 免費的第一次流程健檢：把你現在正在用的 Excel 給我們看，我們回你一份「這幾件事其實可以自動化」的初步分析

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本文所述案例經客戶同意具名。外包廠商名稱、業主工程名稱及雙方商業條件均已隱去。系統效益部分為設計目標，將於上線後另文補實測結果。