早上九點，工地打電話進來
「我那批格柵，什麼時候會到？」
採購先翻 Excel，上面沒寫。打給下料的外包廠，說已經出貨了。再打給烤漆廠，說還在排。最後打給自己工廠的師傅，師傅說前天就回來了，在旁邊那一疊。
半小時後回電：「大概下禮拜吧。」
這半小時不是最貴的。最貴的是那句「大概」。
因為你沒辦法給對方一個確定的日期，只好把交期抓寬一點。交期抓寬，報價就沒那麼有競爭力。長期下來，這是實實在在的虧損。
這是誰的日常
金尚品不銹鋼金屬有限公司，在台中做不銹鋼門窗、欄杆、包板。公司裡所有的採購、比價、下料、發包、烤漆庫存，都靠 Excel。
他們來找我們的時候，沒有帶需求書，只講了一句話：
「我們有比較多委外製令，中間來回的流程需要管控。要知道現在這個東西在哪裡，預計多久會好。」
一句話。但這句話背後，是五個很具體的問題。
為什麼這一行特別容易亂
一片不銹鋼板從接到訂單到裝上工地，要跑九站：
下料 → 外包廠加工 → 回廠 → 裁切 → 折料 → 加工 → 送烤漆 → 回廠包裝 → 送到工地
九站裡面，有一半不在自己廠內。要靠二十幾家外包廠和三家漆廠配合。
每交接一次，資訊就有機會斷一次。而且斷掉的時候不會有人通知你，得自己發現。
他們遇到的五個問題
我們沒有拿問卷去問他們「需要什麼功能」。
我們請他們把現在正在用的 Excel 原封不動給我們——四份檔案、三千多筆資料，一張工作表一張工作表看完。問題是這樣浮出來的。
問題一：問一批貨在哪，要問三個人
就是開頭那通電話。
進度只存在三個地方：廠商的 Line 訊息、採購的記憶、Excel 上某一格昨天忘了改的字。
這三個地方都不會自己更新。
問題二：一個案子改到第十次，資料散在十個檔案
我們在他們的歷史檔案裡看到，光是一棟大樓的標準層，八個月內就追加了十張採購單。門窗那個案子也追加了五次。
他們的做法是在第一張單的上面手寫加註後面的單號，一張串一張。
這代表在這一行，採購單不是開一張就結案，是一條會一直長大的鏈。
所以要問「這個工程到現在總共買了多少、花了多少」，就得把十個檔案人工加起來。而且只有經手的那個人加得出來。
這也是很多套裝 ERP 在這種工廠裝不起來的原因——它們預設一張單開了就會結案。
問題三：同一批貨，四個地方有四個名字
- 設計師從圖上拆出來的編號，是
A01、B1-1-a - 採購單上的編號，是
112-02-49 - 外包廠開來的出貨單，是他們自己的流水號
- 烤漆廠算錢，是算幾平方公尺
同一批貨，四套名字。中間的對照關係，在資深師傅的腦袋裡，和一張紙條上。
那位師傅請假的那天，對帳就會卡住。
問題四：顏色還沒簽認就叫料，一整批要重烤
烤漆的顏色要先做樣品給業主簽認，簽了才能叫漆。
這道關卡沒有系統在管，靠人記得。記錯一次，一整批重烤，錢跟工期一起賠進去。
還有一件事：粉體漆放一年、液體漆放兩年就過期。過期的漆是直接丟掉的錢，但沒有人在提醒。
問題五：案子做完，才知道賺多少
材料、加工、烤漆、運費、工資，分散在不同的表裡。
要等案子結束、單據收齊，才算得出這個案子賺不賺。
問題不是算不出來，是算出來的時候已經來不及了。該在追加第三次的時候就發現的毛利流失，要等半年後才浮上來。
還有一件很可惜的事。
金尚品的比價做得比一般公司細——同一批料問三家、單價和複價分開列、算出差價，連模具費都拉進來一起算總成本。這是真功夫。
但比完之後，那張表就變成一個獨立的 Excel 檔沉下去。下次要問「上次同樣的板子，這三家各報多少」，只能靠人記得。
公司最值錢的採購經驗，每一次都從零開始。
剛好相反。
他們的 Excel 拆開來看，邏輯清楚得驚人，四年前跟四年後的格式幾乎一樣——代表這套做法在公司裡已經跑順很多年了。
問題只有一個：這些流程之間，沒有一條線把資料接起來。每一次交接都要靠人搬，靠人搬就會掉。
我們做了什麼
一、先把他們的 Excel 看完，才談系統
一般的流程是：安排一場會議、帶一份問卷、問完回去報價。
我們沒有。我們把他們現在在用的檔案一張一張看完，然後寫成一份報告交回去。
那份報告裡沒有一句「我們可以做什麼」，全部都是「我們看到你們是這樣工作的，請確認我們有沒有理解錯」。
為什麼一定要這樣做？因為有些事情，用問的問不出來。
舉個例子。他們有一張「五金申購單」，看起來就是一張採購單。拆開才發現：
- 左半邊在比兩家廠商的報價
- 右半邊在記每一種門窗要用幾組哪些五金
一張表同時做了兩件事。因為下單的時候，這兩個資訊必須一起看。
如果只開一場會議，客戶不會這樣講。他只會說「我們有一張採購單」。
在製造業，「你懂我」比「你會做」更有說服力。
二、給他們可以點的畫面，不是簡報
報告確認之後，他們問：那系統做出來會長怎樣？
我們沒有做簡報。我們做了六個可以在瀏覽器打開、真的點得下去操作的畫面。
而且我們給自己一條規矩：
畫面上不能是先塞好的假資料。每一個按鈕按下去，數字要真的跟著動。
這條規矩讓工時變成三倍。
但當客戶在比價那頁按下「選這一家」，畫面自動跳到採購單、單價自動帶進去的那一刻——他不用聽我們解釋什麼叫系統整合。
他自己就懂了。然後他開始跟我們吵細節。
客戶開始吵細節，這個案子才算真的開始。
三、把每一件事寫清楚，才開始寫程式
「做一個進度追蹤看板」這句話，對驗收一點幫助也沒有。
要寫到：九個站分別怎麼算完成、由誰更新、逾期幾天跳警告、警告通知誰。
而且每一項後面都要寫清楚這次不做什麼。客戶提到但這次不做的，白紙黑字寫進去，附上理由。
這不是在防客戶，是為了讓雙方對「做完了」有同一個定義。
爭議在這個階段發生，改一行字就好。拖到驗收才發生，就是整個重做。
系統做好以後，他們的一天會變成什麼樣
這是我們跟客戶談的時候，花最多時間講清楚的一段。
因為系統的價值不在功能有幾個，在於明天上班會有什麼不一樣。
| 現在 | 系統上線之後 |
|---|---|
| 工地問「那批貨到哪了」，要打三通電話 | 打開畫面，看到卡在哪一站、預計哪天好、要追哪一家 |
| 逾期了要自己發現 | 逾期自動跳紅字，不用等人回報 |
| 改圖之後，要記得通知每一家相關廠商 | 系統自動通知，並記錄誰簽收了、拿到第幾版 |
| 一個案子追加十次，散在十個檔案 | 追加單自動掛回原案，累計數量和金額自己加總 |
| 比價完，那張表就沉到資料夾裡 | 誰報多少、最後選了誰、為什麼，隨時查得到 |
| 顏色沒簽認就叫料，靠人記得 | 沒簽認，系統擋著不讓你叫料 |
| 漆過期了才發現 | 到期前主動提醒 |
| 外包廠的出貨單對不上自家編號 | 兩邊互相查得到，對帳不用靠記憶 |
| 案子結束才知道賺多少 | 案子還在進行中，就看得到目前的成本和毛利 |
講白一點，這套系統要做的事只有一件：
把原本要靠人記得、靠人打電話、靠人搬資料的地方，一個一個換成系統自己會動。
有一件事我們特別堅持：他們做得好的地方，我們不動
那張左邊比價、右邊配發的表，我們沒有把它「改成正規的系統表單」。因為那是他們磨了很多年的做法，改掉只會讓大家覺得系統難用。
採購單的編號規則也照舊。改了格式，就跟過去幾年的資料失聯了。
CAD 一樣是生產的主檔。我們不碰設計師習慣的工具，只管圖發出去以後發生的事。
客戶的 Excel 不是落後，是長年調出來的做法。系統要做的是把它的痛點修掉，其他原樣保留。
這個案子剛簽約，目前正在進行第一階段的訪談，系統還沒上線。
所以這篇文章不會出現「導入後效率提升 XX%」這種數字。我們會在訪談的時候先量四件事：
- 回答一次「那批貨到哪了」平均要多久
- 把一個工程的採購資料整理齊要多久
- 每個月因為交期沒抓好而趕工幾次
- 案子結束到算得出毛利，要隔多久
上線之後再量一次，中間的差就是效益。沒有量過的效益，都是話術。
你需不需要做系統？先對照這七題
不用急著找廠商。先自己看看：
- 有人問「那批貨到哪了」，你要打三通以上的電話才答得出來。
- 同一份資料，在三個以上的 Excel 裡各存了一份，而且你不確定哪一份是最新的。
- 關鍵的算法只存在某位資深員工的腦袋裡，或他的私人 Excel 裡。
- 同一個案子的採購單追加超過五次，你要靠檔名或表頭註記才串得起來。
- 外包廠的交期靠 Line 訊息追蹤，訊息一多就翻不到了。
- 月底結算，你算不出單一案件的真實成本。
- 買過套裝 ERP，但最後大家還是回去用 Excel。
中兩題以上，值得評估。中四題以上，這些問題已經在吃你的獲利了。
第七題特別值得說。
套裝 ERP 在金屬加工、模具、板金這些行業裝不起來，通常不是軟體不好，而是這些行業做的是「專案型製造」，不是「量產型製造」——每個案子用的料都不一樣、每個工程都會追加、每片板的尺寸都是從圖上現拆的。
套裝系統假設你有標準品號、標準用料清單。而你沒有。
這時候的選擇不是將就，也不是放棄，是找一套能長在你既有做法上的系統。
常見問題
客製化開發跟買套裝 ERP，差在哪？
套裝 ERP 是「你去適應系統」，客製化是「系統來適應你」。
判斷方法很簡單：如果你的強項剛好就是套裝系統做不到的地方，那就該客製。專案型製造、非標準用料、大量委外加工、一直追加的採購方式——這些都是套裝系統的盲區，卻可能正是你比同業強的地方。
反過來說，如果你的作業高度標準化，套裝 ERP 通常更划算。
這樣一套系統大概要做多久？
以這個案子的規模——涵蓋採購、比價、用料清單、圖面版本、委外追蹤、烤漆庫存、成本分析——合理的期程是半年上下，而且應該分階段交。先交核心的部分讓大家實際上手，再交完整版並做教育訓練。
另外，開發啟動之前一定要留一段完全不寫程式的時間，用來訪談和確認規格。這一段不能省，省下來的會在後面用三倍還回去。
我們公司的 Excel 很亂，這樣還能做嗎？
「亂」通常是誤會。
我們遇到的絕大多數所謂很亂的 Excel，拆開之後都有清楚的邏輯——只是這套邏輯從來沒有被寫下來過，它活在使用者的手感裡。
真正的挑戰不是亂，是同一件事在不同的表裡有不同做法。這個只能靠訪談問清楚，而且要當場問「為什麼這裡不一樣」——背後通常都有真實的理由。
我們的外包廠商年紀都很大，不會用系統怎麼辦？
這是製造業導入最真實的問題，而且它會決定整套系統的架構。
有兩種完全不同的做法：
- 廠商自己回報：廠商登入系統更新進度，資料最即時，但推動成本高
- 內部代登：廠商照舊打電話或用 Line，由內部人員登錄，阻力低，但多一道工
沒有標準答案，但這件事必須在寫第一行程式之前就決定，因為兩種做法的資料結構和權限設計完全不同，做錯了要重來。
我們的建議是先做內部代登，把流程跑順、資料跑準，再挑幾家配合度高的廠商試著讓他們自己回報。
費用怎麼估？我怎麼知道報價合不合理？
合理的報價應該是一項一項堆出來的，不是一個總數。
你可以要求廠商提供三件事來檢驗：
- 每個功能做什麼、不做什麼的清單
- 人天單價與估算依據，包含後續要改東西的時候怎麼算
- 分期付款對應到什麼具體交付物
如果對方只能給你一個總價、給不出拆解，那這個數字沒辦法檢驗，後面也很難談變更。
另外提醒兩件常被忽略的成本：主機要放哪裡（雲端年費或自己買機器）、第二年開始的維護費。這兩項要在簽約前講清楚。
系統做完，程式碼歸誰？
這是必須在合約裡白紙黑字寫清楚的事，實務上有三種做法：
- 程式著作權歸開發方，你取得永久使用的授權
- 你付清全款後，著作權整個移轉給你
- 著作權歸開發方，但約定託管——只有在開發方停業或做不下去時，你才可以為了維持系統運作去改它
三種都合理，價格也會不同。重點不是哪一種比較好，是不要含糊帶過。建議一併約定程式碼和技術文件什麼時候交、怎麼交。
我們是中小企業，會不會太早導入？
判斷標準不是公司大小，是「現在這些問題造成的損失，有沒有大過系統的成本」。
一家三十人的工廠，如果每天有兩個人各花兩小時在追進度、找檔案、對帳，一年就超過一千小時。這還沒算因為交期沒抓好產生的趕工費，以及客戶對你的信任折損。
規模小反而有優勢：流程還沒僵化，導入的阻力低很多。
他要的是一個聽得懂他在講什麼的人
這個案子到目前為止，最關鍵的事情不是寫程式。
是把「我要知道東西在哪」這句話，變成五個講得出來的問題，再變成一套雙方都同意的做法。
程式是後面的事。
一家做了很多年不銹鋼的公司，願意把採購、報價、廠商、成本這些東西攤開給你看——他要的不只是一套會動的軟體。
你也有類似的狀況嗎？
如果這篇文章裡有哪一段讓你想到自己公司的某個週一早上，歡迎跟我們聊聊。
我們的第一次對話不會問你「需求是什麼」，會問你「你們現在怎麼做」。
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- 免費的第一次流程健檢：把你現在正在用的 Excel 給我們看，我們回你一份「這幾件事其實可以自動化」的初步分析
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本文所述案例經客戶同意具名。外包廠商名稱、業主工程名稱及雙方商業條件均已隱去。系統效益部分為設計目標，將於上線後另文補實測結果。
