因為我們的Mail server每天的負載都還滿大的而且公司頻寬又很小，常常只要幾個人同時寄出10mb 左右的檔案，全省就會開始跟我們MIS 反應網路速度很慢了，所以為了讓公司有更順暢的網路可以使用，也保護我們的Mail Server負載不要太大，我就有在mail server限制寄出的檔案上限為5mb。
但執行沒多久就有很多同事會反應檔案過大Mail 寄不出去的問題，不過發現通常寄不出去的檔案都是Office Word或PowerPoint ，因為Word或PowerPoint 裡常常會夾帶大量的圖片，只要圖片沒有經過壓縮，那檔案會變得非常的大，就一定會寄不出去，所以今天要教大家怎麼利用PowerPoint壓縮圖片，在這邊我先拿個ppt 檔案來做測試，檔案大小大約10mb
打開檔案後，在檔案裡面找圖(背景圖片不行)選到的圖旁邊會有虛框，點兩下選壓縮圖片
會出現壓縮圖片的視窗，切記只套用到選取的圖片不要勾選，然後按選項
會出現壓縮設定請將目標輸出選擇電子郵件，按確定兩次他就會開始壓縮了。
壓縮後按儲存，我們在來看一下檔案的大小，變成5.46mb 小了快一半的空間。
但是這樣可能還是寄不出去，這時候就需要用到WinRAR這個壓縮工具了，之前的PowerPoint 是針對圖片來做壓縮，那WinRAR 就是針對整個檔案來作壓縮了。壓縮方式很簡單只要對著要壓縮的檔案按右鍵選『加到980504-970123三洋暖風機.rar'就可以了。
最後在來看一下壓縮過後的檔案大小吧，只剩下4.52MB 了，這樣就可以順利寄出去給客戶了。
以這個檔案為例，我們可以發現壓縮過後的比率可以到達5成以上，但並不是每個檔案都是這樣，是要看你Word 或PowerPoint 檔案裡面圖片的多寡來計算的喔。
另外一個方法，如果要寄的檔案不是圖檔，而是應用程式等軟體，那上面的方法就沒有用了，所以必須使用WinRAR 來做切割，下面使用FlickrUploadr-3.0.5-hk.exe 這個軟體來做測試檔案大小大約12mb，首先在該檔案按右鍵~加到壓縮檔
會出現壓縮檔名及參數，在左下角的分割檔，位元組裡打4500000 (約4.3mb)後按確定
就出現下面三個檔案了
這樣就可以把這三個檔案分別寄出，只要把這三個檔案給下載下來再將他解壓縮就可以了。
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